UETDS Kamu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Ek Protokol

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Ek Protokol (“Ek Protokol”), UETDS Kamu Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi’nin ayrılmaz bir eki niteliğindedir.

Bu Ek Protokol; UETDS Kamu hizmetlerinin kullanımı sırasında Müşteri tarafından sisteme girilen yolcu, personel, sürücü, araç, sefer ve benzeri kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler.

1. Taraflar
1.1. Hizmet Sağlayıcı / Veri İşleyen

Hizmet Sağlayıcı: Gizem Karadoğan
Ticari ad: Supadigi
Hizmet adı: UETDS Kamu
Adres: GÜZELOBA MAH. ÇAĞLAYANGİL CAD. NO: 3 B MURATPAŞA/ ANTALYA
E-posta: [email protected]

Telefon: +90 532 403 07 10
Web sitesi: https://uetdskamu.com

Bundan sonra “UETDS Kamu”, “Hizmet Sağlayıcı” veya “Veri İşleyen” olarak anılacaktır.

1.2. Müşteri / Veri Sorumlusu

UETDS Kamu hizmetlerinden yararlanan, firma hesabı oluşturan, yolcu/personel/sefer/araç verilerini sisteme giren veya kendi kullanıcıları aracılığıyla sisteme girilmesini sağlayan gerçek kişi, şahıs işletmesi, şirket, kurum veya kuruluşu ifade eder.

Bundan sonra “Müşteri” veya “Veri Sorumlusu” olarak anılacaktır.

2. Protokolün Konusu

Bu Ek Protokol’ün konusu; Müşteri tarafından UETDS Kamu sistemine girilen veya Müşteri adına işlenen kişisel verilerin, UETDS Kamu tarafından hangi kapsamda, hangi amaçla ve hangi sınırlamalarla işleneceğini belirlemektir.

Bu Ek Protokol özellikle aşağıdaki veri işleme faaliyetlerini kapsar:

Yolcu verilerinin sisteme manuel girilmesi
Yolcu verilerinin Excel dosyası ile toplu yüklenmesi
Sefer kayıtlarının oluşturulması ve yönetilmesi
Yolcu bildirimlerinin U-ETDS sistemine iletilmesi
Bildirim başarısızlıklarında yeniden gönderim denemelerinin yapılması
Firma, sürücü, personel ve araç kayıtlarının yönetilmesi
Araç ceza, uyarma, muayene ve belge kontrol süreçlerinin takip edilmesi
Teknik destek ve hata çözüm süreçlerinin yürütülmesi
Geçmiş kayıtların görüntülenmesi, raporlanması ve saklanması
3. Tarafların KVKK Kapsamındaki Rolleri
3.1. Müşteri’nin veri sorumlusu olduğu haller

Müşteri; kendi yolcuları, sürücüleri, personelleri, firma yetkilileri, araçları, seferleri ve taşıma operasyonları kapsamında sisteme girilen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu olduğunu kabul eder.

Bu kapsamda Müşteri;

Hangi yolcu/personel verilerinin toplanacağına,
Bu verilerin hangi sefer veya bildirim amacıyla kullanılacağına,
Verilerin U-ETDS bildirimi için sisteme girilip girilmeyeceğine,
Hangi firma kullanıcılarının bu verilere erişeceğine,
Verilerin ne kadar süreyle sistemde tutulacağına veya ne zaman silineceğine

kendisi karar verir.

3.2. UETDS Kamu’nun veri işleyen olduğu haller

UETDS Kamu, Müşteri tarafından sisteme girilen yolcu, personel, araç ve sefer verilerini, Müşteri’nin talimatları doğrultusunda ve yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işler.

Bu kapsamda UETDS Kamu, Müşteri’nin yolcu/personel verileri bakımından kural olarak veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

3.3. UETDS Kamu’nun veri sorumlusu olduğu haller

UETDS Kamu; kendi kullanıcı hesabı yönetimi, üyelik, destek, iletişim, ödeme, hizmet güvenliği, sistem yönetimi, pazarlama onayları, web sitesi analitiği ve ticari faaliyetleri kapsamında işlediği kişisel veriler bakımından ayrıca veri sorumlusu olabilir.

Bu haller UETDS Kamu Gizlilik Politikası ve ilgili KVKK metinlerinde düzenlenir.

4. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Bu Ek Protokol kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir.

4.1. Yolcu verileri
Ad ve soyad
T.C. kimlik numarası
Pasaport numarası
Ülke/uyruk bilgisi
Cinsiyet
Telefon numarası
Başlangıç yeri
Bitiş yeri
Sefer tarihi ve sefer bilgileri
Rota bilgisi
Araç/plaka bilgisi
4.2. Sürücü/personel verileri
Ad ve soyad
Telefon numarası
T.C. kimlik numarası
Kullanıcı rolü/görev bilgisi
Firma ile ilişki bilgisi
4.3. Firma ve kullanıcı verileri
Firma adı
Firma ayarları
Kullanıcı adı, ad soyad, telefon, e-posta
Kullanıcı rolü ve yetki bilgileri
U-ETDS entegrasyon ayarları
Araç ve plaka bilgileri
Sistem kullanım kayıtları
4.4. Sefer ve operasyon verileri
Sefer bilgileri
Yolcu listeleri
Araç bilgileri
Bildirim durumu
Başarılı/başarısız gönderim bilgileri
Hata mesajları
Geçmiş kayıt ve rapor bilgileri
5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

UETDS Kamu, Müşteri tarafından sisteme girilen kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işler:

U-ETDS bildirimlerinin yapılmasını sağlamak
Sefer kayıtlarını oluşturmak ve yönetmek
Yolcu listelerini yönetmek
Excel ile toplu veri yükleme imkanı sağlamak
U-ETDS sistemine bildirim gönderimi yapmak
U-ETDS sisteminin erişilemediği durumlarda bildirimleri yeniden göndermeyi denemek
Firma, kullanıcı, sürücü/personel ve araç yönetimi sağlamak
Araç ceza, uyarma, muayene ve belge kontrol süreçlerini takip etmek
Geçmiş bildirim ve sefer kayıtlarını raporlamak
Teknik destek sağlamak
Sistem hatalarını tespit etmek ve gidermek
Hizmet güvenliğini sağlamak
Sözleşmeden doğan yükümlülükleri yerine getirmek
Hukuki uyuşmazlık ve talepleri yönetmek

UETDS Kamu, Müşteri tarafından sisteme girilen yolcu ve personel verilerini reklam, pazarlama, veri satışı, profilleme veya hizmet dışı ticari amaçlarla kullanmaz.

6. Müşteri’nin Yükümlülükleri

Müşteri, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki yükümlülükleri kabul eder.

6.1. Hukuka uygun veri toplama

Müşteri, UETDS Kamu sistemine girdiği tüm yolcu, personel, sürücü ve diğer kişisel verileri hukuka uygun şekilde elde ettiğini kabul eder.

Müşteri, kendisine ait olmayan, yetkisiz şekilde elde edilmiş, yanlış, sahte veya hukuka aykırı kişisel verileri sisteme giremez.

6.2. Aydınlatma yükümlülüğü

Müşteri; yolcu, personel, sürücü ve ilgili diğer kişileri, kişisel verilerinin U-ETDS bildirim süreçleri, sefer yönetimi ve taşıma operasyonları kapsamında işleneceği konusunda bilgilendirmekle yükümlüdür.

KVKK kapsamında aydınlatma metinlerinde veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım yapılacak taraflar, toplama yöntemi/hukuki sebep ve ilgili kişi hakları gibi başlıkların yer alması gerekir.

Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesinden Müşteri sorumludur.

6.3. Veri doğruluğu

Müşteri, sisteme girilen kişisel verilerin doğru, güncel ve eksiksiz olmasından sorumludur.

Yanlış T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, yolcu bilgisi, sefer bilgisi, araç plakası, rota veya benzeri hatalı veri girişleri nedeniyle doğabilecek bildirim hataları, idari yaptırımlar, cezalar veya üçüncü kişi taleplerinden UETDS Kamu sorumlu değildir.

6.4. Gereksiz veri girmeme

Müşteri, hizmetin amacı için gerekli olmayan kişisel verileri UETDS Kamu sistemine girmemelidir.

Özellikle sağlık verisi, özel nitelikli kişisel veri, gereksiz belge/fotoğraf, kimlik görüntüsü veya hizmetin yürütülmesi için zorunlu olmayan bilgilerin sisteme girilmemesi Müşteri’nin sorumluluğundadır.

6.5. Kullanıcı yetkilendirmesi

Müşteri, kendi firma hesabı altında hangi kullanıcıların hangi verilere erişeceğini belirlemekten sorumludur.

Müşteri; sürücü, personel, firma yetkilisi veya admin kullanıcılarına verdiği yetkilerden, bu kullanıcıların işlem ve erişimlerinden sorumludur.

6.6. Şifre ve hesap güvenliği

Müşteri, kendi kullanıcılarının hesap güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.

Müşteri, kullanıcı adı ve şifrelerin üçüncü kişilerle paylaşılmamasını, yetkisiz kişilerin sisteme erişmemesini ve firma içi erişimlerin doğru yönetilmesini sağlamak zorundadır.

6.7. İlgili kişi başvuruları

Yolcu, personel veya sürücülerden gelen kişisel veri başvurularının asıl muhatabı, ilgili veri işleme faaliyeti bakımından Müşteri’dir.

UETDS Kamu, Müşteri’nin makul ve hukuka uygun talepleri doğrultusunda, teknik imkanlar dahilinde Müşteri’ye destek sağlayabilir.

7. UETDS Kamu’nun Yükümlülükleri

UETDS Kamu, veri işleyen sıfatıyla aşağıdaki yükümlülükleri kabul eder.

7.1. Talimatlara uygun işleme

UETDS Kamu, Müşteri tarafından sisteme girilen kişisel verileri yalnızca Müşteri’nin talimatları, Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi, bu Ek Protokol ve hizmetin amacı doğrultusunda işler.

7.2. Amaç dışı kullanım yasağı

UETDS Kamu, Müşteri’nin yolcu ve personel verilerini;

reklam amacıyla,
pazarlama amacıyla,
üçüncü kişilere satış amacıyla,
kendi ticari veri havuzunu oluşturmak amacıyla,
hizmet dışı analiz/profilleme amacıyla

kullanmaz.

7.3. Gizlilik

UETDS Kamu, Müşteri verilerine erişimi yalnızca hizmetin sunulması, teknik destek, hata çözümü, güvenlik, yasal yükümlülük veya sözleşmesel gereklilik bulunan hallerle sınırlar.

UETDS Kamu adına verilere erişen kişiler, gizlilik ve güvenlik yükümlülüklerine uygun hareket etmekle yükümlüdür.

7.4. Güvenlik tedbirleri

UETDS Kamu, kişisel verilerin yetkisiz erişim, kayıp, hukuka aykırı işleme, değiştirilme veya ifşaya karşı korunması için makul teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda özellikle;

HTTPS kullanımı,
kullanıcı şifrelerinin bcrypt ile hashlenmesi,
rol bazlı erişim yetkilendirmesi,
firma bazlı veri ayrımı,
admin erişiminin sınırlandırılması,
teknik altyapı erişimlerinin yetkili kişilerle sınırlanması,
yedekleme süreçlerinin yönetilmesi

gibi önlemler uygulanır.

7.5. Teknik destek

UETDS Kamu, Müşteri’nin kişisel veri taleplerini, veri silme/düzeltme işlemlerini veya sistem içi erişim yönetimini yerine getirebilmesi için teknik imkanlar ölçüsünde destek sağlar.

7.6. Yetkisiz aktarım yapmama

UETDS Kamu, Müşteri verilerini bu Ek Protokol’de, Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi’nde veya Gizlilik Politikası’nda belirtilen haller dışında üçüncü kişilere aktarmaz.

8. Alt İşleyenler ve Teknik Hizmet Sağlayıcılar

Müşteri, UETDS Kamu hizmetinin sunulabilmesi için bazı teknik hizmet sağlayıcıların kullanılabileceğini kabul eder.

Bu kapsamda kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki sağlayıcılar tarafından işlenebilir veya bu sağlayıcılara aktarılabilir:

Almanya’da bulunan Contabo sunucuları
Supadigi’ye ait Google Drive yedekleme alanı
Google Analytics
Google Play Store
Apple App Store
E-posta, destek, hosting, altyapı, yedekleme ve benzeri teknik hizmet sağlayıcılar
Resmi U-ETDS sistemleri ve yetkili kamu kurumları

UETDS Kamu, alt işleyenlerin seçiminde makul özeni gösterir.

Müşteri, hizmetin bu altyapılar üzerinden sunulduğunu ve bu teknik sağlayıcıların kullanılmasının hizmetin çalışması için gerekli olabileceğini kabul eder.

9. Yurt Dışına Veri Aktarımı

UETDS Kamu hizmetinin teknik altyapısının bir bölümü yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar üzerinden yürütülmektedir.

Bu kapsamda;

Web uygulaması ve backend altyapısı Almanya’da bulunan Contabo sunucularında barındırılır.
Yedekler Supadigi’ye ait Google Drive hesabında tutulabilir.
Google Analytics, Google Play Store ve Apple App Store gibi servisler kullanılabilir.

Bu nedenle kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir veya yurt dışındaki hizmet sağlayıcılar tarafından işlenebilir.

KVKK’nın yurt dışına aktarım hükümleri, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması için Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlardan birinin varlığına ve yeterlilik kararı veya uygun güvenceler gibi şartlara bağlanmıştır.

Müşteri, bu teknik altyapı ve aktarım süreçleri hakkında bilgilendirildiğini kabul eder.

10. U-ETDS Entegrasyon Bilgileri

Müşteri, U-ETDS sistemine bildirim yapılabilmesi için gerekli U-ETDS kullanıcı adı, U-ETDS şifresi ve firma ayarlarını sisteme kendisi girer.

UETDS Kamu, e-Devlet şifresi talep etmez ve e-Devlet şifresi saklamaz.

U-ETDS entegrasyon bilgileri yalnızca Müşteri adına U-ETDS sistemine bildirim yapılması amacıyla kullanılır.

Müşteri, entegrasyon bilgilerinin doğru, güncel ve yetkili olduğunu kabul eder.

U-ETDS kullanıcı adı veya şifresinin yanlış, değişmiş, iptal edilmiş, yetkisiz hale gelmiş veya eksik girilmiş olması nedeniyle bildirim yapılamaması halinde sorumluluk Müşteri’ye aittir.

11. Veri Saklama, Silme ve İade
11.1. Saklama

Müşteri tarafından sisteme girilen sefer, yolcu, personel ve araç verileri, Müşteri tarafından silinene veya hesap kapatma/silme talebi iletilene kadar sistemde saklanabilir.

Bu veriler, geçmiş kayıtların görüntülenmesi, raporlama, hizmetin devamlılığı ve Müşteri’nin operasyonel ihtiyaçları amacıyla saklanır.

11.2. Silme

Müşteri, sistem üzerinden silebildiği kayıtları silebilir.

Silinen kayıtlar aktif sistemden kalıcı olarak silinir. Ancak teknik yedekler, güvenlik, iş sürekliliği veya hukuki yükümlülükler nedeniyle sınırlı süreyle saklanabilir.

11.3. İade

Hizmetin sona ermesi halinde Müşteri, sistemdeki kendi verilerinin makul ve teknik olarak mümkün bir formatta kendisine iletilmesini talep edebilir.

Bu talep, teknik imkanlar, veri hacmi, güvenlik ve hizmet kapsamı dikkate alınarak değerlendirilir.

11.4. Hesap kapatma

Müşteri’nin hesap kapatma veya veri silme talebi halinde, UETDS Kamu ilgili verileri teknik imkanlar ve mevzuat çerçevesinde siler, yok eder, anonim hale getirir veya Müşteri’ye iade eder.

12. Veri İhlali ve Güvenlik Olayları

Taraflardan biri, kişisel verilerin güvenliğini etkileyebilecek bir veri ihlali veya güvenlik olayı fark ederse, diğer tarafı makul süre içinde bilgilendirmek için gerekli çabayı gösterir.

UETDS Kamu, kendi sistemlerinden kaynaklanan ve Müşteri verilerini etkileyebilecek önemli bir veri güvenliği olayı tespit etmesi halinde, olayın niteliği, etkilenen veri kategorileri ve alınan/alınacak önlemler hakkında Müşteri’yi bilgilendirmeye çalışır.

Müşteri, kendi kullanıcılarından, cihazlarından, şifre güvenliğinden, yetkisiz personel erişiminden veya kendi iç süreçlerinden kaynaklanan güvenlik olaylarından sorumludur.

13. Denetim ve Bilgi Talebi

Müşteri, makul gerekçeye dayanan veri işleme ve güvenlik taleplerini UETDS Kamu’ya iletebilir.

UETDS Kamu, hizmet güvenliği, diğer müşterilerin gizliliği, ticari sırları ve sistem bütünlüğünü tehlikeye düşürmeyecek ölçüde Müşteri’ye makul bilgi sağlayabilir.

UETDS Kamu, kaynak kodu, sistem mimarisi, diğer müşterilere ait bilgiler, ticari sırlar veya güvenlik riski oluşturabilecek teknik detayları paylaşmak zorunda değildir.

14. Resmi Kurum ve Yasal Talepler

UETDS Kamu, mahkeme kararı, savcılık talebi, yetkili idari makam talebi veya kanunen zorunlu hallerde kişisel verileri ilgili yetkili kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.

Bu tür aktarımlar yalnızca hukuken gerekli olduğu ölçüde yapılır.

15. Sorumlulukların Sınırlandırılması

Müşteri;

yolcu/personel verilerini hukuka aykırı toplaması,
ilgili kişileri aydınlatmaması,
yanlış veya eksik veri girmesi,
yetkisiz veri işlemesi,
kendi kullanıcılarına gereğinden fazla yetki vermesi,
hesap güvenliğini sağlayamaması,
U-ETDS bildirim sonuçlarını kontrol etmemesi,
resmi sistem üzerinden manuel bildirim yapması gereken durumlarda işlem yapmaması

nedeniyle doğabilecek her türlü idari para cezası, zarar, talep, şikayet ve hukuki süreçten sorumludur.

UETDS Kamu, Müşteri’nin kendi veri sorumlusu yükümlülüklerini yerine getirmemesinden sorumlu değildir.

UETDS Kamu’nun sorumluluğu, kendi sisteminden kaynaklanan ve kusuru ispatlanan ihlallerle sınırlıdır.

16. Gizlilik ve Sır Saklama

Taraflar, bu Ek Protokol kapsamında eriştikleri ticari sırları, teknik bilgileri, müşteri bilgilerini, kişisel verileri ve gizli nitelikteki diğer bilgileri üçüncü kişilere açıklamamayı kabul eder.

Bu yükümlülük, hizmet ilişkisi sona erse dahi devam eder.

17. Protokolün Süresi

Bu Ek Protokol, Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi’nin kabulü ile birlikte yürürlüğe girer.

Müşteri’nin UETDS Kamu hizmetlerini kullanmaya devam ettiği süre boyunca geçerlidir.

Hizmet sona erse bile, kişisel verilerin korunması, gizlilik, sorumluluk, silme/iade ve yasal taleplere ilişkin hükümler gerekli olduğu ölçüde yürürlükte kalmaya devam eder.

18. Diğer Hükümler

Bu Ek Protokol, Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi’nin ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu Ek Protokol ile Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi arasında çelişki olması halinde, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin konularda bu Ek Protokol hükümleri uygulanır.

Bu Ek Protokol’de düzenlenmeyen hususlarda Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi, Gizlilik Politikası ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

19. Yetkili Mahkeme ve Uygulanacak Hukuk

Bu Ek Protokol’den doğan uyuşmazlıklarda Türkiye Cumhuriyeti hukuku uygulanır.

Uyuşmazlıkların çözümünde Antalya Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.

20. Elektronik Kabul

Müşteri;

UETDS Kamu’ya kayıt olarak,
hizmeti kullanarak,
Kullanıcı ve Hizmet Sözleşmesi’ni kabul ederek,
“Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Ek Protokol’ü kabul ediyorum” seçeneğini onaylayarak

bu Ek Protokol’ü okuduğunu, anladığını ve kabul ettiğini beyan eder.